Ab dem 1. Januar 2026 ist die E-Akte für alle Behörden und Verwaltungen verpflichtend zu verwenden. Das Ziel der Einführung ist nicht nur ein Beitrag zur digitalen Transformation, sondern auch die Steigerung der Akzeptanz der in den Behörden und Verwaltung arbeitenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Auch die Einbindung der Bevölkerung und vieler Unternehmen ist vorgesehen.
Die E-Akte ist ein integrierter Basisdienst zur elektronischen Aktenführung. Sie ist ein zentraler Dienst im Rahmen der IT-Dienstkonsolidierung zum papierlosen Büro. Grundlage bildet eine strukturierte Ablage zur ordnungsgemäßen Aktenführung. Zusätzlich stellt die E-Akte Funktionalitäten zur Zusammenarbeit und zur Unterstützung von Vorgangsbearbeitung und Fachverfahren bereit (Quelle: BVA, abgerufen am 10.09.23).
Man erhofft sich die folgenden Vorteile:
– Bearbeitung ohne Medienbrüche.
– Zugang zu Informationen und Vorgängen.
– Ressourcenschonendes Arbeiten.
– Verfügbarkeit von Schriftgut jederzeit und ortsunabhängig.
– Verkürzung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.
Im Kern kommt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zum Einsatz, das als digitale Ablage verwendet wird und alle Fachverfahren, Vorgänge und Prozesse der Behörden und Verwaltungen abbilden muss. Dabei entfallen bei der Einführung ca. 70% der aufzubringenden Arbeiten auf organisatorische, ablaufbedingte und verfahrenstechnische Aspekte (Prozesse) und ca. 30% auf technische Aspekte.
Bei der Einführung der E-Akte stellt sich automatisch die Frage nach dem umfangreichen vorhandenen Aktenbestand und deren Überführung in die E-Akte. Ebenso muss die tägliche Eingangspost (Schriftgut) ebenfalls in die E-Akte überführt werden. Hierfür ist die Technische Richtlinie BSI-TR-03138 vom BSI ins Leben gerufen worden. Auch hier entfallen bei der Einführung ca. 70% der aufzubringenden Arbeiten auf organisatorische, ablaufbedingte und verfahrenstechnische Aspekte (Verfahrensanweisung) und ca. 30% auf technische Aspekte (Scankonzept). Zusammen bildet die Verfahrensanweisung mit dem Scankonzept die Verfahrensdokumentation.
Die nachfolgende Abbildung stellt beispielhaft die Verfahrensdokumentation dar.
Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Vorhaben zur Einführung der E-Akte mit Schwerpunkt der Überführung von Bestandsakten und Eingangspost mit unterschiedlicher Sicherheitsklassifizierung.
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In eigener Sache: Publikation meines Buches mit dem Titel
Rechtssicheres Ersetzendes Scannen TR-RESISCAN in Theorie und Praxis BSI TR-03138 Version 1.5.
Es wird in dem Springer-Vieweg Verlag in Q1 im Jahr 2027 erscheinen.